Privacy dei dipendenti e posta elettronica aziendale

Privacy dei dipendenti: un datore di lavoro può “spiare” i suoi dipendenti attraverso l’account di posta elettronica aziendale? è quanto mai dibattuta e controversa la questione attinente l’utilizzo della posta elettronica aziendale anche per fini personali da parte dei lavoratori, come controverse sono le tutele per evitare di essere “spiati”.

Il Garante ha chiarito che datori di lavoro pubblici e privati non possono controllare la posta elettronica e la navigazione in Internet dei dipendenti, se non in casi specifici.

L’Articolo 15 della Costituzione recita che “La libertà e la segretezza della corrispondenza e di ogni altra forma di comunicazione sono inviolabili”, anche la posta elettronica è, oramai, annoverata tra le forme di corrispondenza tutelate dal presente articolo.

Il tema della vigilanza sulla posta elettronica e, in generale, l’uso di Internet da parte dei dipendenti è un tema molto attuale. Alla luce degli ultimi chiarimenti forniti dal Garante sulla Privacy a tutela della privacy dei dipendenti, è necessario che il datore di lavoro provveda a fornire ai propri dipendenti in via chiara e molto dettagliata le policy interne, ovviamente in piena conformità con la normativa in ambito di diritto del lavoro, in merito all’utilizzo della casella di posta elettronica aziendale e l’indicazione di eventuali controlli che potrebbero essere effettuati sul proprio account. Ciò attraverso dei sistemi informativi come ad esempio la predisposizione di vere e proprie comunicazioni “individualizzate”, cioè ad hoc, oppure mediante comunicazioni generiche in cui si specifica quale sia la policy aziendale.

Se da un lato l’account è fornito dal datore di lavoro e riconduce alla sua attività, è anche vero che l’account è personale ed identifica unicamente quel lavoratore, per cui al datore vengono imposti dei limiti al fine di evitare che questo possa operare un vero e proprio “controllo a distanza dell’attività del lavoratore”, in piena violazione anche dall’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori.

Con il recente provvedimento 53/2018 il Garante della Privacy ha chiarito che il datore di lavoro non può conservare per l’intera durata del rapporto di lavoro ed anche successivamente, la corrispondenza del lavoratore anche se si tratta di corrispondenza intercorsa tra dipendenti mediante l’utilizzo della casella postale aziendale.

Il Garante ha, altresì, ribadito che, sempre a tutela della privacy dei dipendenti, nel momento in cui il rapporto di lavoro viene a cessare, qualsiasi riferimento nell’indirizzo di posta elettronica che riconduce all’ex lavoratore dovrà essere rimosso ed il datore di lavoro non potrà continuare a mantenere attivo l’account di posta, seppur temporaneamente, in quanto ciò non sarebbe rispondente “ai principi di liceità, necessità e proporzionalità del trattamento”.

Per cui gli account riconducibili a lavoratori che non collaborano più dovranno essere disattivati anche al fine di garantire le necessarie tutele nei confronti di terzi.
Il datore di lavoro nella sua facoltà di verificare l’adempimento della prestazione lavorativa del proprio dipendente e nella verifica del corretto utilizzo da parte di questo della strumentazione di lavoro, deve, comunque, salvaguardarne la libertà e dignità.

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